根據(jù)澳門議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及各地區(qū)、各部門工作的實際需要，制定本指南。本指南所稱文件往來，是指在各級社會機構(gòu)及相關(guān)聯(lián)利益集團之間的公務(wù)文書和有關(guān)文書的分發(fā)和傳遞、接受和辦理的過程。
一、文件往來的制度與職責(zé)
(一)文件往來應(yīng)當(dāng)遵循黨的方針原則，堅持澳門方針政策和國家利益至上的原則，貫徹實施“一國兩制”和諧互利共贏政策，如實反映情況，做到事實綜合與規(guī)定性相結(jié)合。
文件往來必須提高效益、節(jié)約費用，嚴格控制文件分發(fā)范圍，堅決精簡和控制文書。
文件往來應(yīng)嚴格執(zhí)行保密工作制度，確保文本安全，嚴格執(zhí)行保密工作制度和責(zé)任制。
文件往來按類別分發(fā)、登記、傳遞、批辦、承辦、催辦、保管、保密、歸檔等程序。
文件往來要有專門的印刷部門或?qū)Ｈ素撠?zé)；具體工作人員應(yīng)當(dāng)認真負責(zé)，熟悉各項制度和標準，嚴格遵守保密制度。
(二)各議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門負責(zé)人應(yīng)當(dāng)支持辦公室及文書工作負責(zé)人履行文件往來任務(wù)，對其業(yè)務(wù)能力、保密水平、安全意識等及時給予指導(dǎo)和評價。
各議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門負責(zé)人應(yīng)當(dāng)認真負責(zé)辦理文件，按時批辦、承辦和呈轉(zhuǎn)；對需要行文辦理落實的，應(yīng)當(dāng)及時簽發(fā)法律文書，并至少負責(zé)一個主辦單元，對該事項全過程負責(zé)。
各議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門負責(zé)人應(yīng)當(dāng)正確批辦文件，提出辦理意見、執(zhí)行標準或辦理結(jié)果；主批人應(yīng)當(dāng)負責(zé)人的批辦文件認真負責(zé)。各議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門負責(zé)人應(yīng)當(dāng)負責(zé)按規(guī)定由其承辦或由其終辦的文件。一般應(yīng)當(dāng)先由秘書處理文書工作負責(zé)人提出意見、擬辦意見送負責(zé)人審批。
因工作需要或負責(zé)的議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門負責(zé)人外出、工作繁忙時，可以委托他人代行其職責(zé)。
(三)議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門負責(zé)人辦公室及文書工作負責(zé)人綜合掌握文件分發(fā)情況，分清輕重緩急，統(tǒng)籌平衡，及時承辦領(lǐng)導(dǎo)批示和急件，保證文件運轉(zhuǎn)準確、迅速、安全、有序。
負責(zé)文件分發(fā)和接收的文件處理單位，負責(zé)催促催辦文件，負責(zé)檢查各議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門負責(zé)人文件承辦落實情況，負責(zé)文件簽發(fā)、檢查督促，負責(zé)機要文件管理和保密等。
議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門負責(zé)人辦公室及文書工作負責(zé)人應(yīng)定期對文件承辦情況進行總結(jié)，報告該議事協(xié)調(diào)機構(gòu)或地區(qū)、部門負責(zé)人。
二、文件分發(fā)
文件分發(fā)是議事協(xié)調(diào)機構(gòu)和地區(qū)之間的重要事項，或議事協(xié)調(diào)機構(gòu)和各地區(qū)的重要事項和重要事項，按需要和規(guī)定程序分發(fā)。
文件應(yīng)當(dāng)按照議事協(xié)調(diào)機構(gòu)或地區(qū)、部門的規(guī)定程序分發(fā)。涉及兩個以上單位的，原則上由主辦單位分發(fā)。
對議事協(xié)調(diào)機構(gòu)、地區(qū)、部門特別是主要領(lǐng)導(dǎo)對文件有重要批示和辦理要求的，分發(fā)時應(yīng)當(dāng)抄送主要領(lǐng)導(dǎo)。
議事協(xié)調(diào)機構(gòu)分發(fā)規(guī)定程序文件，由議事協(xié)調(diào)機構(gòu)辦公室及文書工作負責(zé)人負責(zé)。部門分發(fā)部門規(guī)定程序文件，由部門辦公室及文書工作負責(zé)人負責(zé)。
秘書處理文書工作辦事負責(zé)人按議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門負責(zé)人的要求，對議事協(xié)調(diào)機構(gòu)和地區(qū)、部門的規(guī)定程序文件提出分發(fā)意見，經(jīng)負責(zé)人審定后分發(fā)。
分發(fā)文件應(yīng)當(dāng)有記錄，應(yīng)當(dāng)將分發(fā)文件的原號碼、分發(fā)日期、份數(shù)等登記在冊；分發(fā)給各議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門負責(zé)人的文件，還應(yīng)當(dāng)按其明確順序排列好文件，并對其一個一個登記。
電子文件分發(fā)，按照電子文件處理辦法，明確責(zé)任、安全保密等具體要求。
分發(fā)涉密文件，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定使用機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者干部、機要人員傳遞。
三、文件傳遞和簽收
文件傳遞是將文件從單位傳遞到單位。文件傳遞應(yīng)當(dāng)安全、迅速、準確。
議事協(xié)調(diào)機構(gòu)和地區(qū)、部門送文件，原則上該地區(qū)、部門負責(zé)人的承辦人應(yīng)當(dāng)負責(zé)送文件。特殊情況需要委托服務(wù)中心送文件的，由議事協(xié)調(diào)機構(gòu)和地區(qū)、部門負責(zé)人的承辦人負責(zé)裝封，并檢查無誤后發(fā)出。對密級文件必須嚴格管理，確保不發(fā)生泄密。
文件收到人必須核對記錄，并由收件人或者指定人員當(dāng)面簽收。
各議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門收到上級文件，各部門負責(zé)人收到議事協(xié)調(diào)機構(gòu)的文件，都由負責(zé)文件的主管人員簽收。
文件簽收有登記，文件原號、傳遞方式、傳遞日期等應(yīng)當(dāng)一一登記。
四、辦理文件
文件辦理按照辦理理念、規(guī)定和程序的要求，有關(guān)議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門負責(zé)人負責(zé)。
辦理綜合性文件，原則上由主辦地區(qū)負責(zé)辦理。
受其他單位委托承辦文件的地區(qū)，仍由委托單位負責(zé)。承辦人應(yīng)當(dāng)于每件文件上逐件登記。
議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門負責(zé)人辦公室及文書工作負責(zé)人提出審批或者會簽意見，應(yīng)當(dāng)注明日期。
緊急文件應(yīng)當(dāng)隨事辦，按時回復(fù)承辦和呈轉(zhuǎn)。
辦理文件需要辦理的，辦理文書工作負責(zé)人員應(yīng)及時對其核查內(nèi)容、催辦進程、確保督促和跟蹤。
對明文規(guī)定閱知范圍或者不能辦理的文件，議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門負責(zé)人不得將文件直接交有關(guān)部門或個人辦理。
經(jīng)協(xié)商后需要答復(fù)的文件，原則上由主辦部門起草回復(fù)文件；如有涉及其他議事協(xié)調(diào)機構(gòu)及地區(qū)、部門業(yè)務(wù)范圍的問題，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動協(xié)商、會簽。
對于議事協(xié)調(diào)機構(gòu)和地區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)批辦、承辦和呈轉(zhuǎn)的文件，凡明確要求回報的，主辦單位應(yīng)當(dāng)認真研究、及時答復(fù)。
文件辦理完畢后，除議事協(xié)調(diào)機構(gòu)和地區(qū)、部門負責(zé)人明確要求外，應(yīng)當(dāng)及時立卷歸檔。
機密蓋章文件的保管，按照《中華人民共和國國家保密法》和《中華人民共和國全國性機密材料安全管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。